Автоматичен отговор в Gmail: настройка и готови текстове
За да включите автоматичен отговор в Gmail, отворете настройките и намерете „Автоматичен отговор при отсъствие“. Изберете периода, напишете съобщението и запазете промените. Така хората, които ви пишат, ще знаят, че няма да отговорите веднага.
Това е полезно при отпуск, командировка или няколко дни с ограничен достъп до пощата. Достатъчни са две-три ясни изречения: кога ще сте на разположение и към кого може да се обърне човекът при спешен въпрос.
Как да настроите автоматичен отговор в Gmail от компютър
- Отворете Gmail. Ако използвате лична и служебна поща, първо проверете в кой профил сте влезли.
- Натиснете зъбното колело горе вдясно и изберете Преглед на всички настройки.
- В раздела Общи превъртете до Автоматичен отговор при отсъствие. При английски интерфейс търсете Vacation responder.
- Включете функцията и задайте датите на отсъствието.
- Попълнете темата и текста на отговора.
- Натиснете Запазване на промените в долната част на страницата.
Периодът започва в 00:00 ч. на началната дата и приключва в 23:59 ч. на крайната. Например, ако се връщате на работа на 12 юни, последният ден на отсъствието е 11 юни. Сверете тези дати и със съобщението, което сте написали.
Само до контактите или до повече хора?
Отметката само до контактите изключва подателите извън тях. Ако получавате нови клиентски запитвания, оставете я изключена, за да уведомите и хората, които още не сте записали.
Настройване от телефон
В Gmail за Android
Отворете менюто с трите линии → Настройки → съответния профил → Автоматичен отговор при отсъствие. Включете функцията, попълнете периода, темата и текста, след което натиснете Готово.
В Gmail за iPhone и iPad
Отворете менюто → Настройки. В секцията Compose and Reply изберете Vacation responder. Включете го, попълнете полетата и натиснете Save горе вдясно.
Готови текстове за автоматичен отговор
Изберете вариант според това дали изобщо ще четете пощата си. Не обещавайте отговор до края на деня, ако знаете, че няма да имате тази възможност.
Когато сте в отпуск
Тема: Отсъствие от офиса
Здравейте, благодаря за съобщението. В момента съм в отпуск и няма да мога да отговоря веднага. Ще прегледам пощата си след завръщането и ще се свържа с вас. Благодаря за търпението.
Ако знаете кога се връщате, добавете конкретната дата. Тя е по-полезна за получателя от „скоро“. Ако колега ще поеме спешните въпроси, уточнете това с него и добавете служебния му контакт.
Когато проверявате пощата по-рядко
Тема: Възможно забавяне на отговора
Здравейте, благодаря, че ми писахте. През следващите дни ще имам ограничен достъп до електронната поща. Ще отговоря при първа възможност, но е възможно това да отнеме повече време от обичайното.
Защо автоматичният отговор не се изпраща?
Обикновено един подател получава отговора при първото си писмо. При ново писмо след четири дни може да го получи отново, ако функцията остава включена. Не очаквайте отговор след всяко тестово съобщение.
Проверете профила, датите и ограничението до контакти. Писмата в „Спам“ и тези до пощенски списъци, за които сте абонирани, не получават автоматичен отговор.
За проверка помолете познат да ви изпрати кратък имейл. Освен дали е пристигнал отговорът, нека погледне и съдържанието му: правилни ли са датата, името и данните за връзка? Лесно е да остане забравен текст от предишен отпуск.
Как да спрете автоматичния отговор
Върнете се в настройките на функцията и я изключете. На компютър потвърдете със Запазване на промените.
Ако се върнете по-рано от планираното, спрете съобщението тогава. Иначе човек може да реши да изчака, въпреки че вече сте на разположение. Подробностите за функцията са описани и в официалната помощ за Gmail.